¿cuáles son los errores más comunes en la documentación que envía el importador y/o exportador para el despacho aduanal?

Para la importación es muy importante que antes de sea embarcada la mercancía se cuente con un agente aduanal con experiencia para que le sea encomendado el despacho aduanero y cumplir con toda la información que requiere para la importación de las mercancías, es entendible que si no se cuenta con ella por lo menos tener cubiertos los requisitos que por ley cada agente aduanal debe conservar.

Uno de los principales errores aunque usted no lo crea es que el importador se aventura a realizar compra en el extranjero de mercancías con la intención de realizar la importación de las mismas y poder comercializar u obtener un beneficio económico con esta compra, pero no cuenta con el agente aduanal que le realizará el despacho, lo que puede generar gastos innecesarios de la mercancía en puerto ya que cada agente aduanal tiene requisitos específicos de documentación que le requiere a los importadores para poder iniciar una relación comercial a largo plazo.

Conocer al proveedor da muchas ventajas en la importación ya que podemos ubicar si se trata de una empresa seria y formalmente establecida y si es posible crear una relación comercial estable y acorde a las necesidades de compra, abasto, calidad de los productos o insumos a adquirir, si no hay posibilidades de ello asegurarse de que la documentación que ampara a las mercancías exprese la información completa, para ello necesitas asesorarte con tu agente aduanal de cómo le será más fácil identificar los datos que requiere para realizar o concretar la importación o importación como lo son:

En exportación:

La relativa al valor y demás datos relacionados con la comercialización de las mercancías, contenidos en la factura o documento equivalente.
La que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias.

En importación:

La factura o documento equivalente, cuando el valor en aduana de las mismas se determine conforme al valor de transacción.
La contenida en el conocimiento de embarque, lista de empaque, guía o demás documentos de transporte.
La que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias a la importación.
La que determine la procedencia y el origen de las mercancías para efectos de la aplicación de preferencias arancelarias, cuotas compensatorias, cupos, marcado de país de origen.
La del documento digital en el que conste la garantía efectuada en la cuenta aduanera de garantía a que se refiere el artículo 84-A de esta Ley, cuando el valor declarado sea inferior al precio estimado que establezca la Secretaría.

En la factura comercial podemos ubicar varios requisitos a cumplir (para mayor referencia véase la Regla General 3.1.7.) como el término de compra – venta o INCOTERM, domicilio, TAX ID y que ésta cumpla con la información mínima que por Ley debe contener la factura comercial (precio Unitario, Precio Total, Descripción, nombre y domicilio del proveedor e importador) se deben conseguir estos datos.

Conocer si los productos a importar o exportar cuentan con datos identificativos como lo son marca comercial, modelo, serie, número de lote ya que estos datos se deben expresar en los trámites de Ventanilla Única cómo lo es el COVE y los e-documents.

Muchas ocasiones el importador desconoce si las mercancías cuentan con dicha información por lo que la única forma de conocer si éstos existen es revisando la totalidad de la carga físicamente, esto impacta en los tiempos de estadía de la carga en los almacenes autorizados para dicho efecto y generando gastos de almacenajes, contratar maniobras adicionales para poder ubicar estos datos, retrasos en las entregas de las mercancías para la producción y hasta incurrir en penalizaciones con los clientes finales que esperan dichas cargas en territorio nacional.

En la exportación es la misma situación si no se localiza la información de datos mencionados por el exportador y se proporcionan al agente aduanal éste se verá en la necesidad de identificar los mismos antes del despacho, con riesgo de retrasar la entrega de la mercancía a destino final.

El documento que emite el proveedor de servicio de flete internacional muchas veces puede contener errores en los datos que contiene o pueden ser encomendados a un tercero en el apartado de CONSIGNATARIO donde limita la acción del importador y ello puede generar retrasos en la importación ya que el agente aduanal no puede tener acceso a la mercancía si la naviera o línea aérea no libera el mismo en tiempos que permitan tener una operación ágil y sin retrasos.

Solicita la cotización de la operación de comercio exterior y realiza el fondeo de forma anticipada ya que ello puede hacer la diferencia para que se pueda acelerar el despacho ya que sin el depósito para gastos pocos agentes aduanales financian las operaciones de comercio exterior.

Proporciona claramente al agente aduanal una carta de instrucciones dónde se exprese el régimen de la operación de comercio exterior y para el despacho aduanero, ya que ello puede hacer la diferencia desde el inicio de la operación.

Estas pueden ser variadas ya que cada agente aduanal requiere las mismas de acuerdo a sus políticas internas por lo que antes de realizar la operación identifica los formatos a utilizar, cómo llenarlos y los términos que se empleen en la misma sean entendidos a plenitud para evitar enviar información innecesaria o que no sea clara para evitar confusiones con lo que se requiere y se ejecuta por el agente aduanal.

En la importación se debe de entregar también la manifestación de valor (MV) y la hoja de cálculo (HC) y éstas deben de estar debidamente firmadas por el representante legal de la empresa a su agente aduanal, estos documentos son probatorios ante la autoridad en caso de auditoria por parte del SAT dónde se comprueba que el valor declarado y conceptos incrementables forman parte del valor en aduanas de Pedimento.

Un alto porcentaje de las empresas que realizan operaciones de importación y que por Ley están obligadas a ello no cumplen con éste requisito y dejan que sea el agente aduanal les proporcione estos documentos posterior a la conclusión del despacho, es decir trasladan la obligación al proveedor de servicio, el problema no radica en quien genera el documento, el problema se presenta cuando el SAT inicia facultades de comprobación al importador y éste no cuenta con la “evidencia o documentos (MV y HC” que proporcionó a su agente aduanal, peor aun si por algún motivo ya no tiene relación comercial con el agente aduanal no podría conseguir de forma inmediata dichos documentos y se vería obligado a elaborarlos en ese momento y si el SAT ya requirió al agente aduanal la misma información ésta presentará inconsistencias por éste hecho.

Solicita a tu agente aduanal tiempo máximo de emisión de cuenta de gastos así como la recepción del saldo a favor en caso que sea generado para que no merme la liquidez de tu empresa y movimientos contables.

Los puntos enlistados son algunos de los más importantes y que se sugiere se puedan dar al inicio, durante y término de la operación de comercio exterior y que te ayudarán a realizar tu operación más segura.

CAUSAS FRECUENTES EN IMPORTACION

El importador no cuenta con el Padrón de importadores ó Padrón Sectorial
El importador no cuenta con Agente Aduanal en la Aduana de despacho
El importador no ha realizado el trámite de encargo conferido
El importador no ha realizado el trámite de alta con su agente aduanal
El importador no enviado documentos para despacho a su agente aduanal
El importador no tiene conocimiento que está por arribar una carga del extranjero
El proveedor no informa al importador que ha enviado mercancía al país
El proveedor no ha enviado documentos de la mercancía al importador
El proveedor no ha enviado información técnica de la mercancía al importador
El proveedor no ha enviado datos de identificación (marcas, modelos, series, lotes) de la mercancía al importador.
El proveedor no contrató el servicio de flete internacional en los términos pactados con el importador.
El proveedor no ha cubierto los pagos de flete al embarcador en origen
La línea naviera no emitió la notificación de arribo de la carga con la debida anticipación.
La aerolínea ó naviera no emiten el revalidado el mismo día de haber cubierto los requisitos para revalidar.
La naviera no actualiza el status de los requisitos cumplidos en puerto para que sea posible revalidar el conocimiento marítimo ó B/L.

CAUSAS FRECUENTES EN EXPORTACION

El exportador no cuenta con el Padrón Sectorial
El exportador no cuenta con Agente Aduanal en la Aduana de despacho
El exportador no cuenta con el Permiso emitido por la dependencia que regula el producto.
El exportador ya envió la carga al puerto marítimo ó aeropuerto y no enviado documentos para despacho a su agente aduanal.
El exportador no cuenta con datos de identificación (marcas, modelos, series, lotes) de la mercancía al agente aduanal.
El exportador no cuenta con la reservación ó booking con la naviera designada para el flete marítimo.

Del listado anterior se reitera que no se buscan señalamientos, sino a búsqueda de la “oportunidad de mejora de los que intervienen en el despacho aduanero”.